Uue töötaja tööle võtmine on alati kiire ja infotihe protsess. Et uus kolleeg saaks sujuvalt alustada ning oleks kohe tööks valmis, tuleb lisaks lepingutele, koolitustele ja sisseelamisprogrammile lahendada ka rida IT-ga seotud praktilisi küsimusi. Sageli vastutavad selle eest personalitöötaja, kontoriassistent või IT-partner, kuid väikeettevõttes võib vastutus langeda ka juhile endale.
Selles blogipostituses toome välja kõige olulisemad IT-alased tegevused ja küsimused, millele tuleks enne uue töötaja saabumist mõelda. See juhend sobib suurepäraselt kontrollnimekirjaks ja aitab vältida olukordi, kus töötaja esimesel päeval “istub ja ootab”.
1. Loo vajalikud kasutajakontod ja ligipääsud
- E-post (nt Google Workspace või Microsoft 365) – Mis on Google Workspace?
- Failiserverid ja pilvesalvestus (nt Google Drive, OneDrive) – Pilvesalvestuse eelised väikeettevõtetele (Microsoft)
- Töövahendid ja spetsiifilised programmid (nt CRM, raamatupidamistarkvara, projektihaldus)
- Kahefaktoriline autentimine (2FA/MFA) peab olema aktiveeritud – Mis on 2FA ja miks see on oluline? (Cloudflare)
- Ligipääs peab vastama töötaja rollile ja osakonnale
2. Valmista ette seadmed ja tarkvara
- Tööarvuti (seadistatud, vajalik tarkvara paigaldatud)
- Lisaseadmed: monitor, klaviatuur, hiir, dokkimisjaam, telefon
- Tarkvaralitsentsid ja kasutusõigused on paigas
- Seade on inventeeritud ja vajadusel allkirjastatud
3. Koolita uue töötaja IT-süsteemide kasutamisel
- Sisekommunikatsiooni kanalid (nt Slack, Teams, e-post) – Slacki kasutusvõimalused | Microsoft Teamsi funktsioonid
- Failide jagamise ja salvestamise tavad
- Kaugtöö reeglid ja VPNühendus (vajadusel) – Mis on VPN ja kuidas see töötab? (Cisco)
- IT-turvalisuse põhimõtted (paroolid, õngitsuskirjad, turvaline failihaldus) – Töötajate küberhügieen (CERT-EE)
4. Kontrolli ühendusi ja ligipääsetavust
- Kas töötaja saab kõikidele teenustele ligi?
- Kas printerid ja võrgukettad töötavad?
- Kas kaugühendus toimib probleemideta?
5. Dokumenteeri ja kasuta kontrollnimekirja
- IT-üleandmise leht (mida on töötajale antud)
- Kontrollnimekiri (mida on seadistatud ja tehtud)
- Vastutav isik (kes vastutab iga etapi eest)
Miks see oluline on?
Halvasti ette valmistatud IT-tugi võib takistada uue töötaja sisseelamist, vähendada motivatsiooni ning tekkinud katkestused mõjutavad kogu meeskonna töövoogu. Lisaks võivad ebapiisavad turvameetmed ohustada ettevõtte andmeid ja mainet.
Kuidas IT-partner saab aidata?
Professionaalne IT-partner aitab ettevõttel luua sujuva ja turvalise tööprotsessi, pakkudes:
- Standardiseeritud IT-onboardingu protsessi loomist ja dokumentatsiooni koostamist
- Tööseadmete ettevalmistust, seadistamist ja haldust
- Vajadusel kaug- või kohapealset tuge uue töötaja esimesel tööpäeval
- Turvalahenduste (nt viirusetõrje, MFA, VPN) seadistust ja järelevalvet
- Kasutajakontode ja ligipääsude haldust ning IT-poliitikate rakendamist
- Kiiret reageerimist probleemide ilmnemisel ja jooksva toe pakkumist kogu tööperioodi vältel
Usaldusväärne IT-partner ei aita ainult aega kokku hoida, vaid vähendab ka riske, mis kaasnevad puuduliku või ebaühtlase IT-taristuga.
Soovitus
Koosta standardiseeritud IT-onboardingu checklist, mida saab kasutada igal uuel töötajal. See tagab kiiruse, selguse ja turvalisuse.
Lisa kommentaar